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10 consejos y trucos de Gmail que no te puedes perder

PARIS, FRANCE - JULY 04: In this photo illustration, the logo of the Gmail app homepage is seen on the screen of an iPhone in front of a computer screen showing a Google logo on July 04, 2018 in Paris, France. According to the Wall Street Journal dozens of Google partner companies have access to emails from 1.5 billion Gmail users. Gmail is a free email service offered by Google. (Photo Illustration by Chesnot/Getty Images)
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El año pasado se enviaron más de 281 mil millones de correos electrónicos, según Radicati, una empresa de marketing tecnológico. Y ese número solo crecerá, llegando a 330 mil millones en los próximos tres años. Son muchos correos electrónicos que requerirán nuestra atención.

No es solo la gran cantidad de correos electrónicos lo que se siente abrumador, es la cantidad de tiempo que pasamos mirando, respondiendo y preocupándonos por esos correos electrónicos. Casi el 80% de los estadounidenses leen el correo electrónico en su teléfono inteligente, encontró MIT Technology Review , mientras que el estadounidense promedio pasa casi 24 horas en línea cada semana. Eso es casi un día entero de su vida cada semana que está mirando sus pantallas, y es probable que gran parte de eso se gaste en su bandeja de entrada de Gmail.

Afortunadamente, hay formas de dominar tu bandeja de entrada antes de que te domine a ti. Aquí hay 10 consejos y trucos de Gmail que le ayudarán a controlar su correo electrónico.

Deje que Smart Compose le ayude a responder más rápidamente

La función de redacción inteligente de Gmail finaliza tus oraciones por ti. Cuando comience a escribir un correo electrónico, el algoritmo de inteligencia artificial de Gmail adivinará lo que está tratando de decir. Al presionar la tecla «tab«, la sugerencia llenará automáticamente el correo electrónico. Es como si estuviéramos terminando el uno del otro …

Para activar Redacción inteligente, vaya a → Configuración General, luego active el botón «Redacción inteligente». Al habilitar simultáneamente la «Personalización», la IA de Google adaptará sus sugerencias de composición a sus preferencias y hábitos. Incluso puede proporcionar comentarios sobre Smart Compose para que esta función pueda conocer sus preferencias y estilo. 

Para hacer esto, vaya al botón «Más opciones» en la parte inferior de la barra de herramientas de su correo electrónico junto al ícono de la Papelera y seleccione «Redacción inteligente de comentarios«.

Programe un correo electrónico para enviarlo más tarde

¿Está a cargo de enviar correos electrónicos de rechazo a las 8 pm pero tiene que llegar a casa a tiempo para ver el final de The Bachelorette ? Anunciando un importante desarrollo la semana que viene, pero se va de vacaciones sin «Wi-Fi» Con la función de programación de Gmail, puede decidir cuándo, exactamente, se envía un correo electrónico. Al hacer clic en la pequeña flecha hacia arriba junto a «Enviar» y seleccionar una fecha y hora, puede mantenerse al tanto de los plazos sin dejar de vivir su vida.

Cuando haya terminado con su correo electrónico, haga clic en la flecha hacia abajo en la parte inferior izquierda de su nuevo correo electrónico junto al botón «Enviar«. Se le pedirá «Programar envío». Haga clic en esta opción y elija una fecha y hora para enviar el correo electrónico. Una vez que esté seleccionado, haga clic en «Programar envío» y el correo electrónico se enviará por sí solo sin que tenga que dejar su copa de vino.

Cortar esquinas (trackpad) con atajos de teclado

Gmail está repleto de atajos de teclado que pueden hacer que sea mucho más fácil manejar su bandeja de entrada. Observe cómo aparece repentinamente la pantalla de redacción de su correo electrónico cuando presiona la letra «C» en su teclado, o visita automáticamente sus borradores haciendo clic en B + D. Gmail tiene docenas de atajos personalizables que pueden hacer su vida más fácil.

Vaya a → Configuración Avanzado y habilite Atajos de teclado. Ahora debería haber una pestaña para atajos de teclado en la ventana de configuración donde puede ver y personalizar sus opciones. Deberá asegurarse de que los atajos de teclado también estén activados en Configuración General Atajos de teclado.

Para ver una lista completa de más opciones y accesos directos de Gmail (incluido un montón de opciones agrupadas por función), mantenga presionada la tecla Mayús + /. Aparecerá un panel con un directorio de accesos directos.

Algunos atajos de teclado de Gmail favoritos personales:

Mayús +! : Marcar como spam (los correos electrónicos que no le gustan aparecerán * poof * de su bandeja de entrada)

Shift + #: Eliminar (leer arriba)

R: Responder (responde rápidamente, también evita el vergonzoso «responder a todos»)

U: Marcar como no leído (para volver más tarde, a menos que, por supuesto, tenga habilitado el truco de repetición)

C: redactar un nuevo correo electrónico

R: Responder a todos (de nuevo, no confunda esto con «r»)

E: Archivar un mensaje

Presionar G + (I, D, S o T) lo lleva a una variedad de diferentes bandejas de entrada, correos electrónicos destacados o borradores, según la letra que presione.

Anular el envío de un correo electrónico

El pánico momentáneo que se instala cuando escribes “Querida Kylie” en lugar de “Querida Kendall” en ese correo electrónico del trabajo ahora y para siempre se maneja oficialmente. Gmail ahora tiene la opción de recuperar un mensaje enviado hasta 30 segundos después de haberlo enviado.

Para configurar esto, vaya al ícono de Configuración en la esquina superior derecha de su página de inicio de Gmail, elija Configuración General, luego active «Deshacer envío«. Puede decidir cuánto tiempo tiene antes de que desaparezca la opción de devolver la llamada a su correo electrónico desde el oscuro abismo de Internet. Nervous Nellies puede optar por la opción de 30 segundos, mientras que Masochistic Marges puede seleccionar cinco segundos.

Este correo electrónico se autodestruirá en 3, 2, 1…

Enviar fotos vergonzosas de tu perro con un tutú o información confidencial de la empresa siempre es un poco arriesgado, así que prueba la función de autodestrucción de Gmail. Al igual que el Snapchat de los correos electrónicos, estos mensajes solo permanecen en la bandeja de entrada del destinatario durante el tiempo que usted desee. El correo electrónico no se puede reenviar, copiar, pegar, descargar ni imprimir, e incluso puede revocar el acceso desde su propia cuenta antes de que se acabe el tiempo.

Una vez que haya redactado su correo electrónico, haga clic en el pequeño reloj con un icono de candado en la barra de herramientas inferior y seleccione el destinatario y el período de tiempo.

¿Eso no es lo suficientemente seguro, dices? Esta nueva característica también le brinda la opción de proteger con contraseña el mensaje, por lo que el destinatario también debe ingresar una contraseña generada por computadora que recibe por mensaje de texto antes de poder abrirlo. 

Simplemente haga clic en la opción que dice «Código de acceso SMS» en «Solicitar código de acceso» y Gmail enviará al destinatario el código de acceso necesario para acceder al correo electrónico. (Nota: algunas cuentas corporativas de Gmail no tienen esta función habilitada. Y si desea algo que sea aún más seguro, pruebe un servicio de mensajería orientado a la seguridad como Signal ).

Puede

Con las respuestas almacenadas de Gmail, puede configurar e importar rápidamente respuestas escritas previamente en sus correos electrónicos. Esta función es principalmente para los empresarios que envían el mismo correo electrónico una y otra vez a diferentes personas. 

Es la copia / pegado más nuevo y más lento, pero sin la ansiedad de pegar accidentalmente el nombre incorrecto en su saludo. Incluso importa líneas de asunto y cualquier archivo adjunto que haya guardado con la plantilla de correo electrónico. Al etiquetar estas respuestas enlatadas, podrá encontrar lo que necesita de forma rápida y eficaz.

Para activar las Respuestas predefinidas, vaya al ícono de Configuración Configuración General → habilitar Respuestas predefinidas (Plantillas).

Después de escribir el correo electrónico inicial, haga clic en el icono «Más opciones» junto al icono de la Papelera en la barra de herramientas de Gmail y seleccione «Respuestas almacenadas«. Desde aquí, seleccione «Guardar borrador como plantilla» y luego «Guardar borrador como plantilla nueva». 

Desde aquí, le pedirá que nombre su plantilla; digamos que llamo a la mía «Plantilla de red«, y ahora puedo enviar este correo electrónico cuando lo necesite. Simplemente abra un nuevo correo electrónico, seleccione Más opciones → Respuestas almacenadas y aparecerá su plantilla. Al hacer clic en él, el nuevo correo electrónico se completará con la plantilla guardada. ¡Voila! Menos mecanografiar, más respuestas enlatadas.

Pon tu Gmail en posponer

Recibir un correo electrónico estresante después de las horas de trabajo realmente puede frenar tu happy hour o tu tiempo en familia. Activa la función «posponer» de Gmail cuando necesites un descanso de tu bandeja de entrada, y los correos electrónicos volverán a aparecer a la hora que elijas.

Para posponer un correo electrónico, coloque el cursor sobre el mensaje en la pantalla principal de Gmail y haga clic en el ícono del reloj en el extremo derecho. Puede posponer el correo electrónico por un día, una semana, un mes, diablos, puede posponerlo por un año. El correo electrónico volverá a aparecer en su bandeja de entrada cuando esté listo para responder. 

También hay una etiqueta designada para estos correos electrónicos pospuestos en el lado izquierdo de su bandeja de entrada en caso de que necesite encontrarlos antes.

Si eso no es suficiente para que recuerde responder al correo electrónico de la abuela Jane, intente hacer clic y arrastrar el correo electrónico desde su bandeja de entrada de Gmail directamente a la pestaña de tareas en el panel de la derecha de su pantalla. 

El recordatorio por correo electrónico aparecerá allí, con un enlace directamente debajo que lo llevará directamente al mensaje en cuestión. La integración de estos correos electrónicos en su lista de tareas pendientes puede ser una forma eficaz de recordar responder.

El asistente personal que no sabías que necesitabas

En lugar de buscar en tu bandeja de entrada de Gmail para encontrar de qué puerta saldrás volando o dónde te reunirás con tu mamá para el brunch, usa la función de pago y suscripción para ver y administrar tus vuelos, reservas para cenas, suscripciones y más. Es como conseguir de repente un asistente personal que no tiene que pagar.

 Esta función de Gmail busca en su bandeja de entrada cualquier reserva de vuelo, hotel, concierto, evento o restaurante que haya realizado y las recopila cuidadosamente en un solo lugar. Incluso realiza un seguimiento de las reservas y suscripciones pasadas que ya han expirado.

Vaya al círculo en la esquina superior derecha de su pantalla de Gmail con su foto inicial o personal en él. Haga clic en Cuentas de GooglePago y suscripciones. Seleccione qué opción desea ver, ya sean suscripciones, reservas o compras que haya realizado, para que pueda verlas y realizar un seguimiento.

Ponlo en tu pestaña

La actualización de pestañas de Gmail es como un organizador personal gratuito, que divide su bandeja de entrada entre varias pestañas diferentes, incluidos los correos electrónicos sociales (como Facebook, Twitter e Instagram), actualizaciones (boletines, etc.), finanzas y promociones. 

La belleza de esta función es que su cerebro no tiene que cambiar constantemente las tareas de las noticias al trabajo a las nuevas fotos etiquetadas de Facebook de mamá y volver al trabajo nuevamente. En su lugar, elija la etiqueta de la bandeja de entrada con la que desea lidiar y continúe y conquista esos mensajes no leídos

Tu bandeja de entrada principal seguirá conteniendo todos los mensajes más importantes a los que responder, mientras que las otras bandejas de entrada quedarán más en un segundo plano.

Vaya al ícono de Configuración Configurar bandeja de entrada y seleccione las pestañas en las que desea filtrar los mensajes que llegan a su bandeja de entrada de Gmail. Puede elegir hasta cinco filtros diferentes.

Nunca rompas la cadena

Si desea copiar a un colega en una cadena de correo electrónico en Gmail, simplemente escriba «+ [su nombre]» en el cuerpo del correo electrónico y seleccione su dirección de correo electrónico. Ahora, este correo electrónico los incluirá automáticamente en la conversación. Sí, también puede escribir su correo electrónico en el campo de dirección, pero de esta manera se siente mejor.

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