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Las Principales herramientas y aplicaciones de productividad

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Si eres como nosotros, empiezas cada año decidido a ser más productivo que nunca. Este será el año en que tome el control de su lista diaria de tareas pendientes y elimine todas las pérdidas de tiempo que lo han frenado en años anteriores.

La buena noticia es que hay muchas herramientas y aplicaciones que pueden ayudarlo a hacerse cargo de su horario. Pero solo son útiles si los pones a trabajar, día tras día, y te apegas a ello. Eso se vuelve mucho más fácil si encuentra una aplicación que lo motive de la manera en que necesita estar motivado.

No hay escasez de aplicaciones para elegir, lo que significa que debería poder encontrar una que mejore su estilo de trabajo preferido en lugar de quitarlo. Pero hay tantas aplicaciones que puede ser difícil localizar solo la que te gusta.

Estamos aquí para ayudar. Hemos reunido una lista de nuestras herramientas y aplicaciones de productividad favoritas para 2021. Eche un vistazo a cada una y elija la que se adapte a su propia personalidad.

Herramientas de gestión de proyectos

Mantenerse al día con su equipo puede ser un proceso que requiere múltiples piezas de software. Una herramienta de gestión de proyectos lo reúne todo bajo un mismo techo. Cuando necesite conversar sobre un proyecto, puede interactuar con los miembros del equipo en la página del proyecto, lo que le brinda un fácil acceso a la información que necesita para colaborar verdaderamente y hacer las cosas.

Pero existen diferentes tipos de herramientas de gestión de proyectos, cada una con sus propios beneficios. Aquí están algunos de nuestros favoritos.

1. Monday

La interfaz simple y limpia convierte a Monday en un competidor serio en el competitivo mercado de software de gestión de proyectos. Monday se integra con algunas de las aplicaciones más populares, incluidas Google Drive, Microsoft Office y Dropbox. Las automatizaciones pueden incluso ayudar a Monday a manejar algunas de sus tareas más comunes para ahorrarle trabajo.

Una gran cosa sobre Monday es que es altamente personalizable. Viene con una gran selección de plantillas para que pueda elegir las que mejor se adapten a sus necesidades. ¿No ve una plantilla que le guste? Puedes crear el tuyo propio.

2. Asana

Asana usa un diseño de tablero, colocando sus proyectos uno al lado del otro para brindarle una descripción general de todo lo que está tratando en este momento. También puede cambiar a la vista de lista o línea de tiempo, o mirarla en formato de calendario para ver los plazos más urgentes.

Con Asana, también obtendrás una amplia gama de integraciones. Puede vincular aplicaciones como Google Drive, Slack, Dropbox, Gmail y Outlook, y utilizando el importador de CSV, puede extraer datos de hojas de cálculo.

3. ProofHub

Si trabaja con un equipo, es probable que todos tengan preferencias de estilo de trabajo distintas. ProofHub ofrece un poco de todo para que cada persona decida. Puede ver proyectos en una vista de tabla, como un diagrama de Gantt, en un formato de tablero Kanban y más.

Dentro de ProofHub, los miembros del equipo pueden ver actualizaciones de estado del proyecto, chatear, compartir documentos, programar reuniones en un calendario y mucho más. El objetivo es brindarle una ubicación para ver toda la información relacionada con un proyecto en un lugar conveniente.

4. Basecamp

Si el seguimiento del proyecto es más importante que la colaboración, Basecamp es una gran opción. Basecamp se destaca por mantener organizado a su equipo. Cada proyecto tiene su propia sección, con todos los documentos, discusiones, tareas y fechas de entrega en el mismo lugar. De un vistazo, puede obtener toda la información que necesita relacionada con ese proyecto.

Una característica destacada de Basecamp son sus notificaciones centralizadas. En lugar de ser bombardeado con un flujo constante de interrupciones durante todo el día, sus notificaciones se consolidan. Los gerentes pueden ver fácilmente el progreso de todo el equipo en la vista de gerente, o puede ver sus propias tareas asignadas en «Mis cosas«.

Herramientas de automatización de correo electrónico

El correo electrónico es una parte esencial de la comunicación diaria, pero también puede convertirse en una gran distracción. Las herramientas de automatización descansan en su bandeja de entrada, manteniendo las cosas ordenadas y ordenadas. La herramienta adecuada puede incluso aprender cómo responde a su correo electrónico para asegurarse de ver lo que es importante. Otros correos electrónicos se mueven a un lugar donde puede tratar con ellos cuando tenga tiempo.

Antes de comenzar a buscar una solución de automatización de correo electrónico, deténgase y considere cuáles son sus necesidades. ¿Es la organización su objetivo o simplemente desea reducir el spam y mantener su correo electrónico entrante más relevante? Aquí hay algunas herramientas que pueden ayudar con las necesidades más comunes.

1. Sanebox

La inteligencia artificial se vuelve más sofisticada con cada año que pasa. Sanebox pone esa tecnología en uso en su bandeja de entrada. Desde el momento en que lo instala, el software revisa su historial de correo electrónico y anota cómo responde a varios tipos de correo electrónico. A partir de ese momento, se supervisan sus actividades para aumentar la precisión de los resultados.

El principal objetivo de Sanebox es reducir las distracciones. Ese correo electrónico no deseado que llega a su bandeja de entrada todas las mañanas se guardará en una carpeta separada. Puede posponer o bloquear correos electrónicos fácilmente o entrar en el modo No molestar para trabajar.

2. Spike

A medida que la comunicación digital ha evolucionado, el correo electrónico se ha estancado, apoyándose en un modelo que se basaba en letras anticuadas. Spike inyecta algo de diversión en su bandeja de entrada, convirtiendo sus correos electrónicos en un formato más parecido al de un chat. Cuando miras un mensaje, pasado o presente, verás una foto de perfil de la persona, así como información de la presencia social de ese contacto.

Pero la transformación de tu bandeja de entrada va más allá. Puede guardar notas, documentos y listas de tareas. Cree chats grupales e invite a miembros del equipo, clientes y otras personas a unirse a usted para una interacción en tiempo real.

3. Front

Para los equipos, está Front . Obtendrá una aplicación que lo ayudará a automatizar su bandeja de entrada, asegurando que cada cliente o cliente obtenga la experiencia deseada. Front puede crear una bandeja de entrada universal que todos los miembros de su equipo puedan ver, lo que la convierte en la solución ideal para la mesa de ayuda de su computadora o el centro de servicio al cliente.

Pero el mayor beneficio de Front es la descripción general de los mensajes de su equipo. Puede ver la actividad de mensajería de todo su equipo para que pueda tener una idea de cuánto tardan las respuestas, dónde cae la mayor parte del flujo de trabajo y más. Esto puede ayudarlo a asignar mejor los recursos en el futuro.

4. Unroll.Me

El correo basura tiene poco valor redentor, ya sea en su buzón postal o en la bandeja de entrada de su correo electrónico. Toma tiempo sin darle nada a cambio. Pero darse de baja de todo ese correo basura lleva mucho tiempo. Unroll.Me automatiza el proceso, lo que facilita la eliminación de todos esos correos electrónicos no deseados.

Con Unroll.Me, verá inmediatamente una lista de todos sus correos electrónicos no deseados, lo que le permitirá darse de baja con un solo clic. Pero Unroll.Me incluso lo ayuda con los correos electrónicos que desea conservar, envolviéndolos todos en un resumen conveniente llamado The Rollup.

Aplicaciones de comunicación en equipo

A medida que los equipos se han vuelto más remotos durante el año pasado, el foco de atención se ha desplazado a las herramientas de comunicación del equipo. Cuando no puede caminar por el pasillo para hablar con un compañero de trabajo, necesita una manera de mantenerse en contacto fácilmente todo el día.

Pero hay varias formas de hacer que suceda la interacción en equipo. Aquí hay algunas opciones, ya sea que prefiera chat de video, texto o audio.

1. Slack

Hay una razón por la que Slack se ha vuelto tan popular. Los equipos pueden mantenerse en contacto durante todo el día sin tener que levantar el teléfono o vestirse para una videollamada. Con Slack, las conversaciones se organizan en «canales» separados, lo que le permite tener conversaciones específicas para varios proyectos o equipos.

Una de las características más útiles de Slack es que puede compartir sus canales con terceros. Eso significa que puede invitar a proveedores, clientes y contratistas a interactuar en proyectos específicos sin dejar de limitar sus otros canales a solo los miembros del equipo invitados.

2. Microsoft Teams

Si usa Office 365, Microsoft Teams podría adaptarse mejor a su organización. Microsoft Teams tiene las mismas características básicas que Zoom, incluidas videoconferencias, audioconferencias y uso compartido de archivos. Pero la gran diferencia entre los dos es la integración de Microsoft Teams con otras herramientas de Office 365.

La integración con Office 365 facilita compartir y colaborar en documentos. Si necesita buscar archivos o hacer una copia de seguridad de sus reuniones, también tendrá más herramientas necesarias. Dicho esto, hay un poco más de curva de aprendizaje con Teams en comparación con Slack.

3. Zoom

Cuando llega el momento de hablar cara a cara, Zoom se ha convertido en la herramienta de referencia. Puede usar Zoom para todo, desde chats uno a uno hasta reuniones de grupos pequeños y seminarios web grandes. Es una excelente manera de realizar reuniones de personal, colaborar en proyectos y recopilar información de sus valiosos clientes. Lo mejor de todo es que puede interactuar con personas de todo el mundo utilizando esta herramienta.

Pero Zoom no se limita a las videoconferencias. También puede utilizarlo para charlas de texto y audioconferencias. Incluso puede utilizar el sistema de telefonía empresarial en la nube de Zoom para sus llamadas diarias.

4. Skype

En un momento, Skype fue una popular herramienta de videoconferencia y audioconferencia. Permitió a los usuarios realizar llamadas con personas de todo el mundo sin pagar tarifas escandalosas de larga distancia internacional. Pero con Slack y Teams tomando el control del mercado, Skype ha tenido que dar un paso al frente para competir.

Una de las mejores cosas de Skype es que puede enviar un enlace a otras partes y, con un clic, pueden unirse a su llamada. No se requieren descargas ni inicios de sesión. Si tiene Windows 10, el ícono ya está en su barra de tareas, por lo que puede comenzar de inmediato.

Herramientas de gestión de calendario y reuniones

Puede pasar días yendo y viniendo con alguien en un buen momento para reunirse. Pero si mantiene su calendario actualizado, es mucho más fácil pedirle a alguien que revise su calendario y elija una hora. A continuación, acepta la cita y se fija la fecha.

Si ya usa una aplicación de calendario como Google Calendar o Outlook Calendar, tiene las herramientas necesarias para programar reuniones fácilmente. Pero es importante asegurarse de aprovecharlos al máximo. Es posible que descubra que otras herramientas son más efectivas al mismo tiempo que le permiten usar su aplicación de calendario favorita.

1. Calendly

Calendly funciona con todos los calendarios más populares, incluidos Google y Outlook, al mismo tiempo que se integra con aplicaciones populares como Zoom y Salesforce. Una vez que tenga sus aplicaciones vinculadas, simplemente envíe un enlace a su compañero de reunión y pídale que seleccione una hora de cita de su calendario actualizado.

Lo mejor de Calendly es que te da el control. Puede establecer reglas para administrar su horario, incluso en los días en que tiene citas consecutivas. Agregue algo de tiempo adicional entre reuniones para darse un descanso, por ejemplo, o evitar que los clientes programen reuniones de última hora.

2. Calendario de Google

Google Calendar es una herramienta de planificación popular, gracias en parte al hecho de que puede acceder fácilmente a él a través de Gmail. Pero también puede usar la función de espacios para citas para permitir que otros programen bloques de tiempo para reunirse con usted.

Los espacios para citas solo están disponibles para los usuarios de Google Apps, por lo que deberá usar su cuenta de trabajo, pero una vez que la haya configurado, simplemente envíe un enlace a otras personas para reservar su tiempo. También puede programar citas e invitar a otras personas a la reunión.

3. Doodle

Otro programador de reuniones gratuito es Doodle , que le permite reservar bloques de tiempo e invitar a otros a elegir uno. Cuando invita a alguien a elegir una cita, no es necesario iniciar sesión. Sin embargo, se les pedirá que realicen una breve encuesta para reservar una reunión.

La versión gratuita es limitada, pero existe una versión de pago que se integra con una amplia gama de herramientas. Si trabaja con un equipo grande, puede actualizar al plan Team y posiblemente ahorrar un poco de dinero.

4. Reservas de Microsoft

Es posible que los usuarios de Microsoft Outlook no se den cuenta de las herramientas avanzadas integradas en su Calendario. Microsoft Bookings le permite agregar reglas a sus reservas y elegir bloques de tiempo durante los cuales aceptará citas.

Pero Bookings es especialmente útil para los usuarios de Microsoft Teams y Skype for Business. Cuando se reserva una cita, se crea automáticamente un enlace de invitación que los asistentes pueden utilizar para llevar a cabo la reunión cuando llegue el momento.

Aplicaciones de gestión de tareas

Las listas de tareas pendientes son extremadamente valiosas para hacer las cosas. Tener todo en una lista frente a usted puede ayudarlo a organizar sus pensamientos. Pero lo más importante es que marcar las cosas puede darte una emoción que te motivará a hacer las cosas.

Pero las aplicaciones de la lista de tareas pendientes vienen en una variedad de formatos. Encontrarás algunos que gamifican cosas y otros que brindan una interfaz simple y directa. Estos son algunos de nuestros favoritos.

1. Todoist

Si está acostumbrado a la interfaz de Gmail, Todoist le resultará familiar. Simplemente agregue elementos a su lista de tareas y organícelos marcándolos como favoritos o agregando subtareas. Cuando complete un elemento, márquelo como hecho. También puede moverlo a otro día con solo un par de clics.

Con Todoist, ganas puntos llamados «Karma» por completar tareas de manera oportuna. Con el tiempo, puede ver su progreso en la pestaña Karma.

2. Any.do

Any.do es una aplicación de lista de tareas simple que facilita agregar tareas y marcarlas . Puede agregar categorías para organizar tareas por proyecto y usar temas para agregar un poco de color a sus listas de tareas.

Pero lo que distingue a Any.do son sus recordatorios. Puede configurar recordatorios para que suenen en un momento determinado, pero lo que es realmente impresionante es que puede configurarlos para que se activen según su ubicación. Entonces, si necesita recordar hacer algo cuando llegue a casa o al trabajo, simplemente configure la tarea, agregue la ubicación y la aplicación hará el resto.

3. TickTick

Si desea personalizar el aspecto de su lista de tareas pendientes , consulte TickTick . La aplicación le ofrece la opción de elegir entre cinco vistas de calendario diferentes para que pueda ver las tareas de la manera que más lo motive. También puede asignar tareas y compartir listas con otros.

Las tareas se pueden agregar a TickTick de varias formas, desde comandos de voz hasta textos y widgets. También puede convertir un correo electrónico en elementos de una lista de tareas pendientes para tener toda la información que necesita cuando esté listo para actuar.

4. Microsoft ToDo

Microsoft ToDo va más allá de la vista de lista, brindándole una nueva mirada a su lista con My Day. Eso le muestra cada día lo que tiene reservado, en lugar de comenzar por mostrarle lo que no logró ayer.

Si es un usuario de Microsoft, es posible que desee optar por esta opción para las integraciones. Esta aplicación se integra fácilmente con Outlook y Tareas de Outlook. También puede compartir tareas con otros y delegar elementos a otros miembros de su equipo.

Cuantas más aplicaciones agregue a su caja de herramientas, más trabajo se necesitará para moverse entre ellas a lo largo del día. 

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